甚麼是庫存管理?
從過去，無論是批發還是零售，庫存管理都是非常重要的一部分，過往我們總習慣以人力去盤點紀錄於紙本或是以簡單的文書軟件紀錄，隨著您的業務擴大，您需要更有效率的管理系統。
在這份全面的庫存管理指南中，您將學習從定義到庫存處理的基礎知識，所涉及的流程以及如何使其在業務場景中發揮作用的所有內容。
本文內容探討以下的庫存管理議題
- 什麼是庫存？
- 庫存類型是什麼？
- 什麼是庫存/庫存管理？
- 庫存管理的要素是什麼？
- 為什麼庫存管理很重要？
- 鍵庫存管理術語
- 庫存管理公式
- 庫存管理流程
- 庫存管理最佳做法
- 庫存管理技巧：
- 庫存經理做什麼？
- 庫存盤點和審核
- 需要庫存管理軟件
- 庫存軟件類型
什麼是庫存？
庫存是您要儲存的任何東西，在零售環境中，很簡單，庫存是指您的原材料以及所銷售產品的庫存製成品。它以庫存單位以及您持有的庫存價值來衡量。
庫存類型是什麼？
對於零售商來說，通常只有一種類型的庫存。這是準備出售的產品。
在製造業中，為了便於核算，庫存分為三種主要類型。這三種類型是
- 原材料：包括用於生產特定產品的所有材料。
- 在製品： 這包括您製造但尚未組裝的所有零件。
- 成品： 顧名思義，這是準備出售的組裝產品。典型的零售商僅持有這種類型的庫存。
什麼是庫存/庫存管理？
庫存管理是購買，監督，控制和分配存儲在設施中的待售庫存的科學管理。它涵蓋了從製造商到零售商提供服務的整個供應鏈中庫存管理的所有方面。
庫存管理過程從您提出購買訂單之時開始，到訂單完成/交付給最終客戶時（針對每個訂單）結束。作為零售商，您的工作就是以盡可能低的成本平穩地管理庫存，以便您可以
- 銷售合適的產品
- 始終阻塞盡可能少的營運資金
- 準時完成訂單以建立客戶忠誠度
- 維持您的銷售模式。
庫存管理的要素是什麼？
庫存管理是一個更廣泛的主題，涵蓋以下方面：
- 為庫存商品命名的系統（也稱為庫存單位或SKU）
- 命名您的實際位置，直到貨架
- 庫存從一個位置移動到另一個位置
- 從供應商處購買產品
- 向客戶銷售產品
- 定期檢查和調整庫存，報表建置
- 有效減少並降低庫存
高效的庫存管理對製造商，零售商和品牌至關重要，這些因素是企業的核心業務。
為什麼庫存管理很重要？
您可能經常想知道為什麼什至根本沒有庫存。當您有需求時，要求供應商將產品發送給您不僅簡單嗎？但是，問題在於我們永遠無法確切知道客戶的消費方式是什麼。
例如，當您的需求達到峰值時，製造商可能無法跟上。否則，您的供應商可能會提高您同意出售的產品的價格，而價格偏低。
擁有自己的庫存有助於對沖消費者行為的巨大不確定性。批量購買時，在價格談判方面也有優勢。此外，您可以通過擁有自己的庫存來大大減少訂購與交貨之間的時間。
庫存管理的基本原理: 在正確的時間下訂單， 以正確的來源為您提供正確的價格，正確的質量與正確貨物數量 。
了解庫存管理術語
嗯，至少看起來似乎是行話，但是在庫存管理中隨意使用的這些術語可以幫助您更好地理解。
1.最高庫存量
顧名思義，這是由數字指示的庫存最高數量，我們的貨物量不應該超過最高庫存量。這個數字受幾個因素的影響，例如商品的易腐性 (生鮮商品，保存期限商品)，倉庫空間，消費者偏好的變化等。
最大庫存水平 = 再訂貨水平 + 再訂貨數量 –（最小消耗量 x 最小再訂貨期）
例如，如果您知道當庫存達到1000個單位（重新訂購級別）時，您必須訂購500個單位（重新訂購數量），並且您的商品至少需要5天才能從供應商處到達您（最小訂購期），並且假設您每天至少銷售一百套產品（最低消耗量），則庫存中需要保留的最大庫存量為1000件。
2.最低庫存/安全庫存
最低庫存是滿足市場需求所需的產品的絕對最小數量。此數字的計算取決於提前期。提前期是您下訂單後從供應商處收到產品的時間。影響最低庫存水位的關鍵因素是交貨期內產品的銷售速度。
最低庫存 = 再訂貨水平 –（正常消耗量 x 再訂貨時間）
在進入示例之前，讓我們先談一談再訂購水平，該水平始終高於最低庫存水平。
3.再訂貨水位
該數字表示必須向供應商提出的重新訂購請求，以確保您保持在最低庫存水平之上。
再訂購水位 = 每日消費 x 提前期
例如，讓我們考慮一個特定型號的壁鐘賣家。他每天可以賣出500個時鐘，交貨時間為一周，這意味著他需要一周的時間才能補貨。
為了避免用盡，他需要至少500 X 7，這一直是3500個時鐘準備就緒。每當倉庫中的時鐘水平降至3500點時，他都需要立即重新訂購，以便在7天時間段過後他便準備好新的庫存，並且用光了現有的庫存。
4.再訂貨時間點
用最簡單的術語來說，重新訂購點是您需要為產品重新訂購庫存的時間點，以避免出現缺貨的風險。進行此操作的粗略方法是隨時注意庫存和訂單即將結束。
再訂購時間點= （平均每日銷售量x交貨時間）+安全庫存
如果您的安全庫存中有10個商品，並且您知道每天賣出5個商品，並且您的供應商需要5天才能將產品交付給您，則您的重新訂購點達到（5 x 5）+10或35個商品。換句話說，當您的商品庫存水位達到35個商品數時，您需要對這些商品重新訂購。。
庫存管理公式可協助商家進行有效管理
1.平均每月庫存
為了估算一個月，一個季度或一年中手頭的庫存量，請使用 平均每月庫存量。
平均每月庫存=（月初庫存+月末庫存）/ 2
2.庫存周轉率
庫存周轉率或庫存周轉率用來衡量您用新庫存完全替換現有庫存的次數。
庫存周轉=淨銷售額/平均庫存
淨銷售額是您計算出退貨後的收入，而平均存貨按上述方式計算出您需要的任何時間段。
3.安全庫存
有幾種計算 安全庫存 水平的方法，最容易使用的估計是在一年中銷售最高和最低產品數量的兩個月中，減去一個月。
安全庫存= 一個月內售出的產品數量最多-一個月內售出的數量最少的產品
請注意，這是一個非常簡單的公式，有助於您估算。閱讀更多內容以了解。
4.平均每月銷售額
如果您的產品銷售在一年中的所有月份中都保持穩定，那麼計算關鍵庫存的公式就非常簡單。但是首先，我們需要知道平均每月銷售額， 即您一個月內銷售的平均產品數量。
平均每月銷售額=一年中銷售的產品總數/ 12
特別注意，如果您的產品具有季節性激增的功能，則此公式實際上是無用的，並且您需要更加複雜的系統來進行此計算。
5.臨界水位
該 臨界水平基本上就像找到太多的安全庫存和庫存庫存太少之間的中間地帶。此數字可幫助您確定需要保留多少庫存而不累積太多的庫存。
關鍵級別=（每月訂購數量+安全庫存）/ 2
儘管這些易於使用的公式會在需要快速檢查的情況下使您保持穩定，但是如果您出售多種產品或具有銷售差異的產品，它們最終可能會給您帶來不太可靠的結果。在這種情況下，最好依靠複雜的系統而不是手動計算。
庫存管理的9大流程
如上所述，有效的庫存管理從您下達購買訂單之時開始，一直持續到訂單完成為止。在線上環境中，可以通過交付產品或接受退貨/更換來標記此目的。讓我們詳細地看每個方面。
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提出採購訂單
您應在什麼基礎上提出採購訂單？對於新零售商，提高采購訂單是第一要務。您首先需要要出售的產品。此後，提出採購訂單時要考慮兩個因素：
(A) 我什麼時候應該提出採購訂單？
您需要在特定日期和時間提供產品。如果您知道這一點，則只需向後計算即可找出何時需要提出採購訂單（PO）。
例如，您知道您的供應商需要花費一周的時間來交付貨物，因此您應該始終在至少需要一周的時間之前提起採購訂單。在現實世界中，這種情況是不可能的。例如，您的供應商有時可能需要一周以上的時間。在這種情況下，您可以使用平均提前期，也可以保留一些庫存作為安全網，以防供應商延遲交貨。
交貨時間是多少？在上面的示例中，提前期或供應商完成採購訂單所花費的時間為一周。(B) 我應以多少數量採購訂單？
在準備提高下一個訂單之前，您需要多少產品？
從上一個示例繼續，您知道您的供應商可以每週交付產品。因此，最好只訂購當週要售出的商品數量，而不是持有更多的庫存。 管理庫存的基本原則是庫存過多會阻塞您的自由現金。 企業品牌只需要持有足夠的庫存以防止庫存用盡。因此，如果您從過去的銷售趨勢中知道，您將在一星期內售出該產品五十個單位，則您應該每隔一周再訂購五十個產品。一些零售商還選擇持有安全庫存，或在未及時履行訂購單的情況下保持銷售所需的基本最低限額。
最重要的是，以下是有關購買訂單要記住的一些因素：-
- 對於已經銷售商品的零售商而言，過去的數據和趨勢是尋求預測未來銷售的最佳場所。
- 但是，請注意銷售波動或產品“過時”。
- 對於新零售商，市場研究和競爭者分析構成了決定您應該提高多少首次購買訂單的基礎。
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在倉庫/商店中收貨
供應商將產品運送到您的倉庫後，您必須進行質量檢查。看起來似乎很明顯，但是許多零售商不這樣做，導致進一步的退貨和換貨。 另外，在交付產品時檢查產品有助於您確定損壞產品的來源。它在您入庫後被損壞了，還是到達了損壞的狀態？ 唯一可以肯定的方法是對收到的每批貨物進行質量檢查。
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在倉庫/商店中庫存產品
在您的倉庫中，您可能會有數十種（甚至數百種）不同的產品類別。它們的存儲取決於以下因素：
- 它們是否可以放在盒子中還是需要暴露在空氣中
- 如果它們可以暴露在光線/潮濕的環境下
- 訂單銷貨速度是是快還是慢
無論如何，首先要標記倉庫中的每個貨架和每個通道。接到訂單後，在系統中查找分配了貨架號和過道號的產品會更容易。而且，隨著您的成長，您每天將完成數百筆訂單，而您要做的最後一件事就是爭先恐後地尋找產品。
****注意事項****
每個產品都附加有特定的代碼，可以極大地幫助您追蹤庫存。當您通過多個渠道進行銷售時，產品代碼可以幫助您始終保持準確的安全庫存。要考慮的另一個因素是產品的銷售頻率。
如果銷售頻率更高，則應通過倉庫將其存放在其他位置。這樣一來，您就可以更快地完成其他訂單，因為您不一定總是跑到相同的位置來獲取某種產品。
對於速度較慢的訂單，您可以將它們全部集中在一處。考慮一下您的產品需要什麼樣的物理條件才能具有最長的保質期。如果倉庫中有任何問題（例如漏水），請確保將所有產品移至更安全的位置，直到問題解決。在商店環境中，倉庫可能只是後面的倉庫。在這種情況下，應格外謹慎地將產品從儲藏室轉移到貨架上，反之亦然，因為混淆會導致您失去對庫存的跟踪。
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接受客戶的訂單
在在線商店/市場中：
如果您是在線零售商，則客戶會訪問您的在線商店或將您的產品添加到市場購物車中。下訂單後，您會收到一份履行通知。
在後端，需要進行庫存調整。在過去，有人會手動減少該訂單產品的庫存數量。您可能還已經註意到，超市工作人員每天如何計數貨架上的產品，並將該數字與當天的銷售數量進行核對。
如今，手動庫存管理已幾乎過時。已經開發了許多系統和產品，它們可以在每次下訂單時自動調整庫存。
在零售店中：如果您通過商店進行銷售，使用POS系統可以幫助您無縫管理庫存。首次設置時，需要對每種產品進行庫存盤點，並在系統中更新該編號。NK系統可根據您的訂單自動減少/添加庫存。B2B零售商在處理批量訂單時需要特別注意庫存管理。您可以考慮擁有一個網站來幫助您的客戶輕鬆下訂單。另外，您還可以接受客戶的採購訂單並執行訂單。
在這兩種情況下，庫存管理都很重要。如果您擁有網站，則可以將其與所有B2B訂單的庫存管理系統集成。 -
訂單履行過程
這是倉庫中的訂單處理所需的內容：
在在線商店/市場中：
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- 他們將訂單分類到箱中並按順序挑選產品。通常，跨不同訂單的同一產品會首先添加到垃圾箱中。
- 訂單中的所有項目都放在一個位置後，它們將打印該訂單的發票。
- 如果使用手動庫存系統，則會調整這些產品的庫存水平。
- 如果使用集成軟件產品，則在下訂單後就已經在較早的步驟中調整了庫存數量。
- 根據運輸合作夥伴的指南，訂單被包裝在不同的盒子/容器中。交貨細節和運輸標籤貼在包裝的外面。
- 一天中運送的所有訂單均視為托運貨物，並已移交給運輸夥伴。合作夥伴為每個包裹分配航空運單號碼（AWB）。
- 如果涉及多個貨運合作夥伴，則每個合作夥伴的托運都是不同的。因此，一天中可能會寄出多個托運貨物。
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在實體店中的交貨
對於零售店而言，訂單履行是一件非常簡單的事情。您需要對產品開票（如果使用POS系統，此時將調整庫存），然後客戶付費。您可以選擇在銷售後的指定時間內接受退貨和換貨。
倉庫團隊合併當天停運之前下達的所有訂單。 -
線上訂單訂單
運送產品後，您可以使用運送合作夥伴提供的訂單追蹤編號跟踪它們。根據托運人的服務水平協議（SLA），他們可能會在幾天或幾週內交付產品。
通常，客戶希望您向他們提供訂單追蹤編號，以便他們也可以跟踪訂單。將訂單交付給客戶後，您的運輸/交付合作夥伴將向您發送更新。此時，訂單被視為已完成。
在一兩天內，您可以向客戶發送反饋請求，以了解如何做得更好。 -
退貨和換貨
線上退貨
在某些情況下，客戶可能選擇退回產品或要求更換產品。如果購買是在線進行的，那麼零售商通常會向相反的方向付款，或者與運輸合作夥伴達成協議免費提供一次退貨/換貨。
有幾種處理退貨的方法，本文將討論其中的一些方法。實體店退貨
在實體店退貨的過程中，客戶會將產品連同賬單帶回您的商店。如果您有多個不同的商店，請考慮在所有商店接受退貨，以提高客戶滿意度。如果將庫存作為一個實體進行管理，則不會有問題。
通常，退貨和換貨是產品故障或描述不正確的指示。
每當退回產品時，您都需要檢查是否有故障和損壞，如果產品還可以，則將其重新添加到庫存中並更新計數。否則，您可以丟棄產品並註銷。每當提出更換請求時，您都需要使用退回的產品更新庫存，並減少已運輸產品的庫存數量。
庫存管理最佳做法
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正確命名您的SKU
產品和SKU的命名方式將決定公司中所有團隊成員的庫存管理標準化方式，而不會造成任何混淆。注意，SKU代碼和條形碼之間存在一定的差異，這一點很重要。
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知道你的庫存數量
在任何時候，出色的庫存管理的特點是能夠立即知道任何給定的SKU有多少庫存。有時在經營零售業務時，通常會放錯物品。還有盜竊的問題。加上不知道您的銷售與庫存之間的關係，這是災難的根源。
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可預測的庫存
密切監視不同客戶群和季節性的買賣情況將幫助您提高庫存水平並優化營運資金。使用歷史銷售數據來預測將來在不同時間段可能需要多少庫存。
為每種產品設置重新訂購點可以幫助您確定何時需要提出採購訂單。幸運的是，庫存管理不是猜測。您可以使用這些庫存計算來幫助您確定需要多少庫存。
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可靠的供應商
供應商可以確保您的缺貨時間不會超過業務允許的時間，從而為您的業務增加了很多價值。與眾多分佈式供應商相比，更少的可靠供應商總是可以得到更好的管理。
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庫存審核
下面將詳細討論庫存審核的過程。每個零售企業都必須預留時間進行庫存審核，因為它們可以幫助您準確了解庫存情況。
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有效預測銷售
庫存經理的職責之一是利用過去的趨勢，行業預測和流行趨勢來確定在未來一段時間內您將需要多少庫存。計算這些數字的過程越好，犯庫存錯誤的機會就越少。
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規劃緊急情況
在高峰期間賣出太多是件快樂的事。但是，您仍然需要確保您沒有缺貨。庫存計算不是一成不變的。始終每月檢查一次，並調整上一次出現高峰的時間。為了避免供應商的庫存時間有所拖延。我們建議您在等待交貨時期保有一定的安全庫存。
庫存管理技巧：
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先進先出
這尤其適用於易腐貨物和有有效期的貨物。先進先出可確保產品在同一物流中移動，並且不會留下多餘的，變質的商品。
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委託銷售
直接銷售是一種做生意的方法，而不是一種庫存管理技術。用這種方法，您不持有任何庫存。您的供應商以帶有您的姓名和標籤的包裹運送並履行您的訂單。
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準時制
通過這種方法，您將努力改善供應商管理和預測，以至於完全不需要持有任何安全庫存。
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寄售庫存處理
您與賣方的協議是您僅在賣方出售產品時才向賣方付款。通常，您對此類合同有最低限度的協議。
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補貨
在延期交貨中，只有在收到客戶的訂單時，才向供應商下訂單。待補產品的運輸時間更長，但實際上消除了對庫存的需求。
庫存經理做什麼？
庫存經理通常負責倉庫或存儲設施。廣義上講，它們的作用包括：
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- 在發生短缺之前確定短缺或缺貨的可能性
- 進行定期庫存審核
- 報告庫存水平
- 計算要訂購的庫存數量並提高采購訂單
- 使用庫存管理方法優化其採購和使用
- 對倉庫人員進行正確的庫存處理教育
- 預測下一個訂單週期在該特定工廠可能需要多少庫存
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樂於使用數據並可以從過去的統計數據中得出正確結論的人是擔任庫存經理角色的合適人選。
如果您討厭數學，那麼這個角色可能不適合您。同樣，管理多個倉庫的零售商應考慮為每家工廠僱用一名庫存經理。
庫存盤點和審核
在本文中，我們介紹了不同的庫存對帳方法。沒有正確或錯誤的方法，只有一種有效。通常，您總是通過暫停該時間段的業務來進行首次盤點，以便將整個倉庫一起盤點並有效地組織起來。您可以在部分倉庫中進行後續盤點。
庫存盤點的過程如下：
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- 選擇一個可以安排工作人員的日期和時間，這不會妨礙日常業務。最後一次托運出去後算數是很值得的，您可能需要支付加班費。
- 藉此機會正確標記所有架子和過道。將倉庫的一個區域指定為各種“指揮中心”，人們可以在其中帶來疑問和損壞的產品。
- 計算其現有位置中的庫存。如果要將其移動到其他位置，請在移動之前和之後計算一次。
- 使用當前數據。不要計算客戶已經從您那裡訂購併正在等待發貨的產品。
- 將所有數據集成到庫存管理系統中。從那時起，系統會根據訂單調整庫存。
- 仔細審查- 不要拿盒子當面子。如果一個盒子說裡面裝著十個訂書機，還是要檢查一下。
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庫存審核可幫助您調整賬簿和實際庫存價值。由於多種原因，這兩個數字之間會出現差異，例如：
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- 使用手動庫存管理方法並在跟踪之後失去跟踪
- 由於盜竊和損壞造成的庫存損失
- 採購訂單中的產品經過質量檢查後被拒絕，但已添加到庫存中
- 退貨和換貨處理不正確
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了解有關倉庫管理以及如何提高運營效率的更多信息。
需要庫存管理軟件
庫存管理系統或庫存管理軟件執行的大多數任務是您可以通過我們的庫存電子表格完成的。像Primaseller這樣的優質系統可以為您提供一些幫助：
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- 自動執行採購訂單，或在庫存不足時提醒您
- 根據收到的訂單動態更新庫存水平27X7
- 將所有訂單顯示在一個地方，便於履行
- 允許您跟踪，履行和運送在線訂單
- 允許您的零售店設置POS以與其他渠道集成
- 必要時考慮退貨和換貨
- 向您顯示銷售趨勢分析，以便您可以更準確地預測
- 整合您所有的離線和在線銷售渠道
- 隨著業務增長而擴展-您可以設置任意數量的渠道
- 與QuickBooks Online集成以進行會計，並將發票直接導出到會計系統
- 與世界各地的運輸合作夥伴集成，以實現無縫的訂單履行和跟踪
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庫存軟件類型
電子錶格
電子表格通常不是清單軟件，但您可以將其用於此目的。直到幾年前，許多零售商都這樣做。但是，電子表格需要持續而勤奮的手動干預，但仍不能保證準確的庫存管理。
本機庫存管理系統
第一個庫存管理系統是通常安裝在系統上的POS系統。隨著在線零售的出現，零售商也使用其中一些系統來管理在線訂單。但是，這些系統的最大缺點是它們一次只能在一個或幾個系統上工作。無法從任何地方訪問它們，並且始終存在數據丟失的風險。
雲端庫存的應用
雲端庫存管理系統在線上工作。您可以將數據安全地存儲在遠程服務器中，並使用正確的憑據進行訪問。隨著業務的增長，您可以增加所能利用的收益。雲端的應用是未來的發展管理趨勢。
