什麼是庫存管理?
從批發到零售，庫存管理一直是企業經營的重要環節。早期，企業多以人力搭配紙本或簡易文書工具進行紀錄。然而，隨著業務擴展，這種方式往往效率低下且容易出錯，因此引入系統化的庫存管理變得必不可少。
在這份庫存管理指南中，您將快速掌握：
- 庫存的基本概念與類型
- 庫存管理的重要性
- 核心流程與公式
常見疑問解答：
- 庫存類型有哪些？
- 怎麼提升庫存管理效率？
不論您是剛起步的小型商家，還是規模化運營的企業主，這篇文章將為您提供實用的見解，助您在庫存管理中脫穎而出。 繼續閱讀，深入了解庫存管理入門：一次搞懂公式、概念和實用技巧！
什麼是庫存？
庫存指的是您儲存的一切資產。在零售業中，庫存主要包括原材料和銷售中的成品。通常，我們會以庫存單位（SKU）以及庫存總價值來衡量其規模與價值。
庫存有哪些類型？
零售商 通常只有一種庫存類型：成品，也就是已準備好供客戶購買的產品。
製造業 則將庫存劃分為三大類，以便更精確地進行管理與核算：
- 原材料：用於生產產品的所有材料。
- 在製品：尚未完成組裝的零件與半成品。
- 成品：已完成生產並準備銷售的產品，這也是零售商通常持有的庫存類型。
庫存管理的內容具體有哪些？
庫存管理 是一門關於如何購買、監控、控制和分配庫存的科學。它涵蓋了整個供應鏈的每個階段，從製造商到零售商，確保庫存順利流通並最終交付給客戶。
庫存管理的流程 從提出採購訂單開始，到完成訂單並交付給最終客戶為止，包含每一步的操作。對於零售商而言，核心目標是：
- 銷售合適的產品：確保商品符合市場需求。
- 降低營運資金佔用：減少不必要的庫存壓力。
- 準時交付訂單：提升客戶滿意度與忠誠度。
- 支持銷售模式：維持業務的平穩運行。
透過高效的庫存管理，零售商不僅能提升效率，還能確保更好的成本控制與客戶體驗。
庫存管理的重要環節與細節
庫存管理涉及多個重要環節，涵蓋從商品命名到庫存優化的每個步驟，以下是核心要素：
- 商品命名系統：為每個庫存商品分配唯一編號（SKU），便於追蹤和管理。
- 正確命名您的庫存單位(SKU)
- 產品和SKU的命名方式將決定公司中所有團隊成員的庫存管理標準化方式。
- 要特別注意的是，SKU代碼和條形碼之間存在一定的差異。
- 正確命名您的庫存單位(SKU)
- 庫存位置管理：從倉庫到貨架，清楚標記每個商品的位置。
- 庫存流動：追蹤商品從一個位置移動到另一個位置的過程。
- 採購與供應鏈管理：確保從供應商處獲取所需產品。
- 銷售流程：將商品順利交付給客戶，完成銷售。
- 定期盤點與報表分析：定期檢查、調整庫存並生成數據報表。
- 庫存優化：有效減少過多的庫存積壓，降低營運成本。
高效的庫存管理是製造商、零售商和品牌成功的關鍵，這些要素構成了業務運行的基礎。
庫存管理的重要性
您或許會想，為什麼不乾脆在需要時直接向供應商下單，省去儲存庫存的麻煩？然而，現實是，我們無法完全預測客戶的購買行為，也無法保證供應鏈始終穩定。
例如：
- 需求高峰 時，製造商可能無法快速供貨，導致缺貨。
- 供應商可能會臨時提高價格，影響您的成本控制。
擁有自己的庫存有助於應對這些不確定性：
- 緩解需求波動：在需求高峰時保持供貨穩定，提升客戶滿意度。
- 降低採購成本：通過批量購買獲得價格談判優勢。
- 縮短交貨時間：更快速地滿足訂單，增強市場競爭力。
庫存管理的核心原則是：在正確的時間，從正確的來源，以正確的價格、品質和數量，確保庫存滿足業務需求。
了解庫存管理術語
庫存管理中經常出現的術語看似複雜，但熟悉這些概念可以幫助您更有效地管理庫存。
▍最高庫存量
最高庫存量指的是倉庫裡最多能存放的商品數量，這是您設定的一個安全上限，避免商品過多造成浪費或資金壓力。
為什麼需要最高庫存量？
想像一下，如果倉庫裡的商品太多，可能會導致：
- 商品過期或損壞（特別是生鮮或有保存期限的商品）。
- 倉庫空間不足，影響其他商品存放。
- 浪費資金，因為這些錢可以用來投資更重要的地方。
怎麼計算最高庫存量？
最高庫存量 = 當需要補貨時的庫存量 + 一次補貨的數量 – （每天最低銷售量 × 最短補貨時間）
簡單例子：
假設您的情況是：
- 當庫存剩下 1000 件 時，您決定補貨（再訂購水平）。
- 每次補貨會來 500 件（再訂購數量）。
- 從供應商那裡拿到貨物需要 5 天（最短補貨時間）。
- 您每天至少會賣出 100 件（最低消耗量）。
那麼：
最高庫存量 = 1000 + 500 – (100 × 5) = 1500 件
這代表倉庫最多需要存放 1500 件商品，超過這個數字就可能帶來壓力或浪費。
▍最低庫存/安全庫存
最低庫存 是倉庫裡必須保持的商品最少數量，以確保在補貨期間不會缺貨。它就像您的「安全網」，幫助您應對意外需求或供應延遲。
為什麼最低庫存重要？
當您下單給供應商後，可能需要幾天才能收到商品（我們稱這段時間為 提前期）。在這期間，商品仍然會被銷售，這就是為什麼您需要確保有足夠的庫存來滿足需求。
如何計算最低庫存？
計算方式很簡單：
最低庫存 = 再訂購水平 – （每天平均銷量 × 提前期）
簡單例子：
假設您的條件是：
- 再訂購水平（到達該庫存量時需下訂單）是 1000 件。
- 您每天平均銷售 50 件。
- 從供應商收到貨物需要 5 天（提前期）。
計算：
最低庫存 = 1000 – （50 × 5） = 750 件
這意味著，您的倉庫中至少需要保留 750 件商品，以避免因缺貨影響銷售。
額外提醒：
- 再訂購水平 始終高於最低庫存，確保有充足的緩衝。
▍再訂貨水位
再訂貨水位 是一個提醒您「該下訂單了！」的標準。當庫存數量降到這個數字時，就需要向供應商重新訂購，以避免出現缺貨情況。
如何計算再訂貨水位？
公式很簡單：
再訂貨水位 = 每日平均銷量 × 提前期
簡單例子：
假設您是一位專賣壁鐘的零售商，以下是您的情況：
- 每天平均賣出 500 個壁鐘（每日平均銷量）。
- 從供應商拿到新貨需要 7 天（提前期）。
那麼：
再訂貨水位 = 500 × 7 = 3500 個
這意味著：
當您的庫存降到 3500 個 時，您需要馬上向供應商下單。這樣可以確保在新貨到達之前，現有庫存足夠支撐 7 天的銷售需求，不至於出現缺貨問題。
為什麼這麼重要？
再訂貨水位是一種有效的提醒機制，幫助您：
- 避免缺貨：保證產品在高需求時仍有貨可賣。
- 計劃提前：預留時間處理供應商可能的延遲或其他不確定因素。
▍再訂貨時間點
再訂貨時間點 就是您需要開始補貨的關鍵時刻，避免商品賣光而影響銷售。這是確保庫存穩定的簡單提醒。
再訂貨時間點的計算公式：
再訂貨時間點 = （每日平均銷量 × 交貨時間）+ 安全庫存
例子說明：
假設您的商品情況如下：
- 安全庫存：10 件（為了避免缺貨而保留的最少庫存）。
- 每日平均銷量：5 件。
- 交貨時間：5 天（從下單到收到商品所需時間）。
計算：
再訂貨時間點 = (5 × 5) + 10 = 35 件
這代表：
當您的庫存降到 35 件 時，就應該立即向供應商下單，以確保新貨能在現有庫存耗盡前到達。
為什麼這麼重要？
- 防止缺貨：確保商品供應充足，滿足客戶需求。
- 減少損失：避免因商品賣光而損失銷售機會。
隨時注意庫存數量和補貨時間，便能輕鬆管理您的商品供應！
庫存管理公式可協助商家進行有效管理
▍平均每月庫存
為了估算一個月，一個季度或一年中手頭的庫存量，請使用 平均每月庫存量。
平均每月庫存=（月初庫存+月末庫存）/ 2
▍庫存周轉率
衡量您補充新庫存的速度，也就是替換現有庫存的次數。
庫存周轉=淨銷售額/平均庫存
- 淨銷售額 是扣除退貨後的收入。
- 平均庫存 使用上面介紹的公式計算。
▍安全庫存
有幾種計算 安全庫存 水平的方法，最容易使用的估計是在一年中銷售最高和最低產品數量的兩個月中，減去一個月。
安全庫存= 一個月內售出的產品數量最多-一個月內售出的數量最少的產品
▍平均每月銷售額
如果您的產品銷售在一年中的所有月份中都保持穩定，那麼計算關鍵庫存的公式就非常簡單。但是首先，我們需要知道平均每月銷售額， 即您一個月內銷售的平均產品數量。
平均每月銷售額=一年中銷售的產品總數/ 12
特別注意：如果您的產品具有季節性激增的功能，則此公式實際上是無用的，並且您需要更加複雜的系統來進行此計算。
▍臨界水位
該臨界水平找到太多的安全庫存和庫存庫存太少之間的中間地帶。此數字可幫助您確定需要保留多少庫存而不累積太多的庫存。
關鍵級別=（每月訂購數量+安全庫存）/ 2
儘管這些易於使用的公式會在需要快速檢查的情況下使您保持穩定，但是如果您出售多種產品或具有銷售差異的產品，它們最終可能會給您帶來不太可靠的結果。在這種情況下，最好依靠複雜的系統而不是手動計算。
庫存管理的8大流程
如上所述，有效的庫存管理從您下達購買訂單之時開始，一直持續到訂單完成為止。
在線上環境中，可以通過交付產品或接受退貨/更換來標記此目的。讓我們詳細地看每個方面。
1. 提出採購訂單
採購訂單是庫存管理的第一步，成功的訂單管理需要解決兩個核心問題：
(1)什麼時候訂購？
您需要確保商品能在正確的時間到達，因此應根據供應商的交貨時間來決定下單日期。
如何計算訂購時間？
假設您的供應商需要 7 天交貨，您應在需求日期的 7 天前下訂單。如果供應商可能延遲，建議使用平均提前期進行規劃，並保留足夠的安全庫存以應對突發狀況。
範例：
如果商品需要在 3 月 15 日到貨，而供應商需要 7 天時間交貨，那麼您應在 3 月 8 日 下訂單，以確保按時到貨。
(2)訂購多少？
採購數量應以滿足近期需求為主，而不是一次性訂購過多庫存。
基本原則：
-
- 訂購過多會占用現金流，影響資金運營。
- 訂購過少可能導致缺貨，影響銷售和客戶體驗。
範例：
如果過去一週的銷售數據顯示，您平均每週售出 50 件商品，而供應商每週交付一次，則每次訂購 50 件即可。一些零售商會選擇多訂購一部分作為安全庫存，以應對供應商延遲或需求增加的情況。
重要提醒
- 對於成熟零售商：
過去的銷售數據和趨勢是預測未來需求的最佳依據。但需注意季節性波動和產品「過時」的風險。 - 對於新零售商：
市場研究和競爭者分析是制定首次採購計劃的重要工具。
2. 在倉庫/商店中收貨
供應商將產品運送到您的倉庫後，您必須進行品質檢查。這一點看似簡單，但是許多零售商常跳過此步，導致後續的退貨和換貨。 另外，在交付產品時檢查產品有助於您確定損壞產品的來源。
3. 在倉庫/商店中庫存產品
在您的倉庫中，可能需要管理數十種甚至數百種不同的產品類別。這些產品的存放方式需要根據以下幾個關鍵因素來決定：
- 是否需要密封儲存：產品是適合放在盒子中，還是可以直接暴露在空氣中？
- 環境耐受性：產品是否可以長時間暴露在光線或潮濕的環境中？
- 銷售速度：產品是否熱銷？或者銷售速度較慢？
標記貨架與通道
無論產品類別有多少，首先需要為倉庫中的每個貨架和每個通道進行清晰標記。這樣當您接到訂單時，可以快速查找分配了貨架號和通道號的產品。
隨著業務的成長，訂單數量逐漸增多（每天可能處理數百筆），這種管理方式能幫助您避免為尋找產品而手忙腳亂。
注意事項與管理技巧
- 產品代碼的重要性：
每個產品都應附有特定的代碼，這樣無論您通過多少銷售渠道，都可以輕鬆追蹤庫存情況。產品代碼還能幫助確保安全庫存的準確性，避免因混淆導致缺貨或積壓。 - 考慮銷售頻率：
- 高頻銷售產品：應該放在倉庫靠近出貨區或易於取用的位置，這樣能更快速地完成訂單。
- 低頻銷售產品：可以集中存放在較遠的區域，以節省主要空間。
- 環境與保質期的管理：
確保產品存放在適合的物理條件下，例如避免光照、潮濕或過熱的環境。如果倉庫中出現問題（如漏水），應立即將所有產品移至安全地點，直到問題解決為止。 - 商店內部管理：
如果倉庫是商店後方的儲藏室，在將產品從儲藏室移到貨架或相反操作時，需格外謹慎。因為管理不當可能會導致庫存數量混亂，影響銷售和補貨效率。
4. 接受客戶的訂單
在線商店或市場
如果您是在線零售商，客戶通常會在您的網站或市場平台上選擇產品並完成下單流程。完成訂單後，您會收到一份履行通知，提示需要處理該訂單。
在後端，需要進行庫存調整。以下是流程變化的對比：
- 過去：工作人員會手動減少庫存數量，例如超市員工每天記錄貨架商品數量並與銷售數據核對。
- 現在：手動管理幾乎過時，大多數現代系統會在每次下訂單時自動更新庫存數據，省時又精確。
實體零售店
如果您的產品通過實體店銷售，使用 POS 系統（銷售時點系統） 是管理庫存的最佳工具：
- 首次設置：您需要對每個產品進行庫存盤點，並將數據錄入系統。
- 後續操作：POS 系統會根據每次銷售自動調整庫存，無需手動干預。
B2B 批量訂單
對於 B2B 零售商（如批發商或企業供應商），批量訂單的管理需要更高的精確性。以下是建議：
- 建立企業網站：讓客戶能輕鬆在線下單。
- 整合訂單與庫存系統：自動處理採購訂單與庫存變化，減少錯誤風險。
- 注意執行效率：確保每個訂單都能準時履行，避免因延誤影響客戶信任。
5. 訂單履行過程
倉庫訂單處理包括以下步驟：
- 分類與挑選：按訂單分類產品，並集中處理相同商品。
- 打印發票：商品挑選完成後打印發票，若使用軟件，庫存會自動更新。
- 包裝與標籤：根據運輸要求包裝並貼上運輸標籤。
- 交付運輸合作夥伴：托運貨物統一交付合作夥伴，分配追蹤號（AWB）。
- 多個合作夥伴：若有多個合作夥伴，需分別整理托運貨物。
6. 實體店中的交貨
在實體零售店，訂單履行非常簡單：
- 使用 POS 系統 開票並自動調整庫存。
- 客戶付款，完成交易。
- 當天結束前，倉庫團隊匯總未處理訂單。
7.線上訂單追蹤
- 追蹤訂單：運送後，使用合作夥伴提供的追蹤編號跟踪產品狀態。
- 客戶通知：向客戶提供追蹤編號，方便他們了解訂單進度。
- 訂單完成：運輸合作夥伴確認交付後，訂單視為完成。
- 客戶反饋：交付後 1-2 天內，發送反饋請求，了解改進空間。
8. 退貨和換貨
線上退貨
在某些情況下，客戶可能選擇退回產品或要求更換產品。如果購買是在線進行的，那麼零售商通常會向相反的方向付款，或者與運輸合作夥伴達成協議免費提供一次退貨/換貨。
實體店退貨
在實體店退貨的過程中，客戶會將產品連同賬單帶回您的商店。如果您有多個不同的商店，請考慮在所有商店接受退貨，以提高客戶滿意度。
每當退回產品時，您都需要檢查是否有故障和損壞，如果產品還可以，則將其重新添加到庫存中並更新計數。否則，您可以丟棄產品並註銷。每當提出更換請求時，您都需要使用退回的產品更新庫存，並減少已運輸產品的庫存數量。
庫存管理技巧
-
先進先出
這尤其適用於易腐貨物和有有效期的貨物。先進先出可確保產品在同一物流中移動，並且不會留下多餘的，變質的商品。
-
委託銷售
直接銷售是一種做生意的方法，而不是一種庫存管理技術。用這種方法，您不持有任何庫存。您的供應商以帶有您的姓名和標籤的包裹運送並履行您的訂單。
-
準時制
通過這種方法，您將努力改善供應商管理和預測，以至於完全不需要持有任何安全庫存。
-
寄售庫存處理
您與賣方的協議是您僅在賣方出售產品時才向賣方付款。通常，您對此類合同有最低限度的協議。
-
補貨
在延期交貨中，只有在收到客戶的訂單時，才向供應商下訂單。待補產品的運輸時間更長，但實際上消除了對庫存的需求。
▍庫存經理的職責
庫存經理負責管理倉庫或存儲設施，其主要職責包括：
- 防範短缺：提前預測並避免庫存不足或缺貨的情況。
- 定期審核：安排庫存審核，確保數據準確並了解現狀。
- 報告庫存：監控並報告庫存水平，確保透明度。
- 計算與採購：計算需要訂購的數量並生成採購訂單。
- 優化庫存管理：應用有效的庫存管理方法，提高採購與使用效率。
- 教育培訓：培訓倉庫員工正確的庫存處理流程。
- 訂單預測：根據過去數據，預測下一週期所需的庫存數量。
適合庫存經理的特質：
- 喜歡數據分析，能從歷史數據中做出正確推斷。
- 具備數字處理能力，對數學不抗拒。
庫存盤點流程：全面提升準確性與效率
- 選擇合適時機：
- 安排在不影響日常業務的日期進行，最好在最後一次托運後進行。
- 視情況支付加班費以確保盤點完成。
- 設置工作區域：
- 標記所有貨架和過道。
- 設立「指揮中心」，集中解決問題和管理損壞產品。
- 精確計算：
- 在移動庫存前後分別進行數量核對。
- 排除已被客戶訂購但尚未發貨的產品，僅盤點現有庫存。
- 整合數據：
- 將盤點結果錄入庫存管理系統，後續庫存變動由系統自動追蹤。
- 認真審查：
- 不僅依賴包裝標示內容，需逐一檢查產品數量與狀況。
▍庫存審核的必要性
庫存審核有助於調整賬面數據與實際庫存的差異，這些差異可能來自：
- 手動管理導致追蹤錯誤。
- 庫存因盜竊或損壞而減少。
- 質量檢查後被拒收的產品誤加入庫存。
- 不正確的退貨和換貨處理。
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